5 největších časožroutů účetní práce a jak se s nimi vypořádat

1. Čekání na podklady od klientů a časté upomínání

65 % účetních běžně čeká na podklady, které klienti neposílají včas. Vyplývá to z průzkumu Účetní a Češi. 

Na první pohled se zdá, že jde jen o malou nepříjemnost a účetní prostě zpracuje doklady o pár dní později, ale v praxi se pod tím skrývá celá řada problémů:

• Hromadění práce na poslední chvíli – místo průběžného účtování se účetní ocitají v časovém presu a musí zpracovávat větší množství dokladů naráz.
• Nepředvídatelnost a ohrožení termínů – není jisté, kdy doklady dorazí, účetním to přerušuje plánovanou práci a ohrožuje dodržení všech termínů.
• Opakované urgování zdržuje od jiné práce – když účetní musí kontrolovat, zda doklady nepřišly, a opakovaně klienta upomínat, zabírá to čas a narušuje soustředění na další úkoly.
• Neúplnost dokladů – klienti často po opakovaném urgování podklady pošlou, ale na různá místa, v různých formátech nebo s chybějícími údaji či doklady. Každý takový případ znamená, že proces začíná prakticky od začátku.

Jak se s tím vypořádat 

Hned na začátku spolupráce jasně definujte pravidla pro předávání dokladů – sepište seznam požadovaných dokumentů s termíny. Klient pak přesně ví, co a kdy má dodat, a účetní získává základní kontrolu nad tokem podkladů. 

I tak se samozřejmě opožděné dodání občas objeví, ale když klient dostane vše černé na bílém, spíš si vezme pravidla za svá, než když vaše potřeby zůstanou nevyřčené.

Pomoct může také týdenní souhrn – pravidelná schůzka nebo hovor, kdy s klientem v rychlosti sladíte, co chybí a co je potřeba dodat. V průběhu týdne už nemusíte ztrácet energii opakovanými urgencemi.

2. Chybějící nebo zdvojené dokumenty

Téměř na denní bázi řeší účetní situace, kdy s dokumenty není vše tak, jak má být. Nejčastěji jsou to případy:

• Chybějících dokumentů – často se stává, že dorazí například proforma faktura, ale konečná faktura už ne, nebo záloha bez vyúčtování, případně naopak. V takových případech musí účetní rekonstruovat informace z bankovních výpisů či dalších dokladů, aby bylo možné transakci správně zaúčtovat, a stejně dál čeká na dodání dokladu. Zpomaluje to práci a zvyšuje riziko chyb.
• Opakovaně zasílaných faktur za minulé období – zatímco některá faktura není k nalezení, jinou klient poslal rovnou čtyřikrát. Případně vám znovu zasílá faktury, které jste odbavili už v minulém zúčtovacím období. Znáte to? Každý kvartál tak trávíte hodiny kontrolou, zda nejsou některé doklady duplicitní a všechny údaje sedí.

Jak se s tím vypořádat 

Pomocí digitalizace. Například technologie OCR (Optical Character Recognition) dokáže přečíst papírové faktury nebo PDF dokumenty a převést je do digitální podoby. Systém pak automaticky porovná čísla vložených faktur, datumy, částky a další údaje a okamžitě vás upozorní, pokud už jste doklad v minulosti zadávali. Ihned tak zjistíte, které doklady mohou být duplicitní, aniž byste vše dohledávali a porovnávali ručně.

Další praktickou funkcí je párování zálohových a konečných faktur. Systém dokáže odhalit, že k proformě nebo záloze ještě chybí konečná faktura, a upozorní na ni. 

Urgování klienta pak probíhá už jen pro skutečně chybějící doklady, a ne opakovaně pro všechny možné duplicity nebo nejasnosti.

3. Třídění dokladů a chaos v dokumentech

Další časožrout účetní práce přichází, když jsou doklady od klienta ve špatném stavu nebo rozeseté na různých místech. Klienti totiž často posílají dokumenty v různých formátech různě: papírové faktury vám donesou osobně, PDF dokumenty nebo excelové soubory přepošlou e-mailem a fotografie účtenek doplní jako rychlou zprávu na WhatsApp. 

V praxi to znamená, že účetní musí:

• doklady pečlivě třídit a sjednocovat, aby je šlo zaúčtovat,
• ověřovat, zda jsou úplné, protože některé doklady mají chybějící údaje,
• vyhledávat je na různých místech, což zpomaluje práci a zvyšuje riziko, že něco unikne.

Tento chaos práci zdržuje, ale také snižuje efektivitu – velká část pracovního času pak padne jen na to, aby se všechny doklady vůbec dostaly do jednotného systému a formátu.

Jak se s tím vypořádat

Nastavte si s klientem jedno místo, kam bude doklady vkládat – například sdílené cloudové úložiště. Oproti e-mailům nebo zprávám tak budou dokumenty pohromadě a navíc je můžete přehledně roztřídit do složek.

Ještě efektivnější variantou je ale zřídit klientům přístupové údaje přímo do účetního systému nebo portálu, kam mohou všechny své doklady nahrávat sami. Odpadá tak nutnost pracovat s dalším externím úložištěm, stahovat soubory a znovu je nahrávat do účetního programu. Vše máte na jednom místě, ve stejném formátu a okamžitě připravené k další práci.

4. Ruční zadávání dat a párování transakcí

Ačkoliv se o digitalizaci účetnictví mluví už roky, v praxi se účetní stále setkávají s doklady bez strukturovaných dat a s platbami, které je nutné ručně kontrolovat a párovat. Především kvůli firmám, které stále pracují s doklady spíše papírově. 

Právě tady se zbytečně ztrácí čas činnostmi, které nejsou odborné, ale spíš mechanické. Typicky jde o:

• ruční opisování čísel faktur, dat a částek z papírových či PDF dokumentů,
• manuální párování plateb z bankovních výpisů s přijatými a vydanými fakturami,
• dohledávání a opravování chyb vzniklých při ručním zadávání, zejména u většího množství dokladů najednou.

Jak se s tím vypořádat:

Cestou je automatizace práce s doklady a platbami, která vás zbaví rutinních úkonů, které zabírají nejvíc času. 

Moderní účetní systémy dokážou převzít velkou část mechanické práce:

• údaje z dokladů načtou automaticky, takže odpadá ruční opisování čísel faktur, dat a částek, 
• platby z bankovních výpisů párují s fakturami samy, na základě částky, data nebo variabilního symbolu,
• upozorňují na výjimky – tedy na případy, kdy se platbu nepodaří jednoznačně přiřadit nebo se objeví nesrovnalost a je potřeba ruční zásah účetní.

Místo desítek rutinních kontrol se tak věnujete jen problémovým situacím. Práce je plynulejší, méně stresující a výrazně se snižuje riziko chyb, které při ručním zadávání a párování vznikají.

5. Sledování předpisů a hlídání změn v zákonech

I když máte dokonalý přehled o dokladech a platbách, stále trávíte hodiny hlídáním, zda vše odpovídá aktuální legislativě. Ta přitom neznamená jen zákony a vyhlášky – zahrnuje také interní předpisy firem, například limity pro cestovní výdaje, vyplácení firemních benefitů nebo pravidla pro reporting.

Prakticky to znamená povinnost:

• sledovat průběžně změny v daňových zákonech a účetních standardech,
• dohledávat aktualizace interních firemních pravidel,
• následně kombinovat obojí při zpracování dokladů, reportů a výkazů, aby byla práce neustále v souladu se všemi předpisy.

Jak se s tím vypořádat

Moderní účetní systémy často funkce automaticky aktualizují podle platné legislativy a na nové předpisy, termíny a změny daňových sazeb vás upozorní. 

K tomu je dobré sledovat účetní skupiny třeba na sociálních sítích, odebírat oborové newslettery a vyhledávat diskuze, kde se nové změny vysvětlují. Tak zůstáváte v obraze a zároveň se učíte z praxe kolegů.

Pro interní firemní pravidla si vytvořte checklisty a šablony, které jasně stanoví postupy a ušetří vám následně čas při kontrole dokladů a reportů.

Chcete-li se zbavit některých časožroutů, mít ve své agendě přehled a nabídnout klientům nové automatizované služby, vyzkoušejte cloudový účetní systém Evala. Vyzkoušet si ho můžete na 30 dní zdarma se všemi funkcemi.

VYZKOUŠET EVALU ZDARMA