„Co děláte po digitalizaci s naskenovanými papírovými doklady?“ Tato otázka pálí spoustu účetních. Zejména strach z kontroly z finančního úřadu a zažité postupy vedou k tomu, že účetní udržují dva archivy najednou.
5. 2. 2026
Přitom to není nutné. V dnešním článku si posvítíme na to, jak se zbavit „papírového dublování“, co na to říká legislativa a proč je auditní stopa víc než razítko.
Proč je souběh papíru a digitálu jedno velké trápení
Pokud se pravidelně potkáváte s jinými účetními, určitě to znáte. Jeden tábor tvrdí: „Bez papíru ani ránu, kontrola ho bude chtít vidět,“ zatímco druhý kontruje: „Žijeme v 21. století, papíry rovnou skartujeme.“ Pravda se nachází někde uprostřed, ale čím dál více se přiklání k digitální straně síly.
Největším problémem současné praxe je tzv. hybridní archivace. To je stav, kdy máte v digitálním úložišti (nebo třeba v Evale) digitální doklad, ale v regálech vám stejně straší metry šanonů „pro jistotu“. Buď kvůli tomu, že některé doklady přijímáte od klientů papírově a až poté je digitalizujete, nebo naopak doklady přijímáte elektronicky, ale pro jistotu je ještě tisknete.
Tento přístup má tři zásadní nevýhody:
- Dvojitá práce: Musíte doklad přijmout, zaevidovat digitálně a pak ho ještě fyzicky založit a později dohledávat.
- Chaos ve verzích: Který doklad je originál? Ten, co přišel e-mailem, nebo ten, co najdete v igelitce na konci roku?
- Zbytečné náklady: Vedení archivu, nákup šanonů a toneru nebo čas strávený manipulací s papírem jsou skryté náklady, které digitalizace umí škrtnout.
Ideálním řešením je zbavit se papíru a všechny doklady přijímat, zpracovávat a evidovat pouze digitálně. Jenže to není tak snadné a i když se účetní snaží, stejně mu klient donese i doklady na papíře. Nabízí se řešení doklady digitalizovat a papírové skartovat. Ale co na to říkají úřady a zákon?
Jak se k elektronické archivaci staví zákon
Digitalizace a moderní účetní nástroje předběhly legislativu. V praxi to znamená, že vedení účetnictví čistě v elektronické podobě není v zákonech zakotveno, ale je povoleno.
Současná legislativa (zejména Zákon o účetnictví a Zákon o DPH) digitální formu dokladů umožňuje. Problémem je spíše výklad a zažité procesy. Zákon č. 235/2004 Sb. totiž neurčuje, zda musí být doklady vedené papírově, nebo elektronicky, ale požaduje u nich:
- věrohodnost původu,
- neporušenost obsahu
- a čitelnost.
Když tyto podmínky splníte v digitální podobě, papír se opravdu stává nadbytečným.
Tip z praxe: Setkali jsme se s účetními, kteří mají jednoduché řešení pro rozseknutí toho, zda po nich úřady budou požadovat i papírové doklady. Prostě se jich zeptají. Pošlou na svůj finanční úřad datovou zprávu s dotazem, zda při kontrole budou stačit elektronické doklady, a odpověď tak mají černou na bílém.
Aktuálně se navíc nacházíme v zajímavém mezidobí. Nový zákon o účetnictví, který je v přípravě, by měl digitální formu postavit na první místo a definitivně tak rozptýlit pochybnosti o tom, zda je sken plnohodnotným originálem.
Jak zajistit, aby elektronický doklad splňoval podmínky pro digitalizaci
Digitální doklady mohou být věrohodné, neporušené a čitelné, ale neplatí to pro všechny. Pro správné rozhodnutí, zda můžete papír vyhodit, je klíčové rozumět tomu, co držíte v ruce (respektive co vidíte na monitoru).
- Nativní digitální dokument: Faktura, která vznikla v účetním, fakturačním nebo jiném systému dodavatele a byla vám doručena elektronicky (např. e-mailem jako PDF nebo ve formátu ISDOC). Pokud navíc obsahuje elektronický podpis nebo pečeť, je to „neprůstřelný“ originál.
- Prostý sken nebo fotka: Pokud vám klient přinese papírovou fakturu a vy ji proženete skenerem, vytvoříte tím digitální kopii. Aby tato kopie mohla plnohodnotně nahradit papír, musí být proces převodu (digitalizace) podložen něčím víc než jen dobrou kvalitou rozlišení. Tím něčím je právě auditní stopa.
Auditní stopa
Zapomeňte na razítka. Nejdůležitějším pojmem moderního účetnictví je auditní stopa. Je to v podstatě životopis dokladu. Zákon po vás chce, abyste byli schopni dokázat, jak se k vám doklad dostal a že ho cestou nikdo nezměnil.
Auditní stopa propojuje doklad s jeho zdrojem (např. e-mailem od dodavatele, historií v účetním systému), následným zpracováním (kdo ho schválil, kdy byl zaúčtován) a případnými navazujícími dokumenty (smlouvy, objednávky, nabídky apod.).
Pravidlo zní: Pokud máte silnou auditní stopu, která jasně dokazuje cestu dokumentu od dodavatele až do vašeho archivu, papírový originál ztrácí svou moc a stává se z něj jen zbytečný kus celulózy.
Časová razítka
Zatímco elektronický podpis říká, kdo dokument podepsal, časové razítko říká, kdy přesně dokument v dané podobě vznikl.
To je důležité ze tří důvodů:
- Neporušenost: Časové razítko garantuje, že od okamžiku jeho připojení nikdo v dokumentu nezměnil ani čárku (nebo částku).
- Důkaz pro kontrolu: Při kontrole z finančního úřadu i za 5 let díky razítku prokážete, že jste doklad neupravovali těsně před příchodem kontrolora.
- Dlouhověkost: U digitálních archivů je časové razítko (ideálně v kombinaci s archivačním certifikátem) klíčem k tomu, aby byl doklad čitelný a právně relevantní i po mnoha letech.
Časová razítka tak zaručeně zvyšují věrohodnost dokladu, ale podle informací od účetních je finanční úřady nevyžadují. Důležitější jsou například u dokumentů pro Českou správu sociálního zabezpečení nebo vyúčtování dotací.
Časovým razítkem můžete doklad opatřit v aplikacích jako Adobe Acrobat, Signer nebo PostSignum. Existují placené i zdarma dostupné varianty.
Jak hybridní doklady řeší reální účetní
Abychom zjistili, jak otázku papírových dokladů řeší reální účetní, zabrousili jsme do facebookových skupin pro účetní. Jmenovitě do:
Část účetních papírové doklady vůbec neskladuje, a pokud by je po nich kontrola přeci jen chtěla, vytisknou je.
- V diskuzích například zaznívá: „Doklady evidujeme jenom elektronicky. Pokud by je úředníci chtěli v papírové podobě tak je vytiskneme. Papírové doklady vracím klientovi zpět při přebírání nových. Doklady archivuji na cloudu, kde má přístup i klient (např. Onedrive, Dropbox).“
- Pouze elektronicky eviduje také další uživatel a sdílí podrobné své zkušenosti s auditní stopou a časovými razítky: „Po zaúčtování pro jistotu ukládáme automaticky každý doklad v PDF do s klientem sdíleného úložiště. U každého dokladu evidujeme e-mailovou i interní komunikaci a také odkazované smlouvy, objednávky, zakázky a návazné evidence. Máme sice funkční ePodepisování a časová razítka od certifikační autority PostSignum, ale ty zatím využíváme jen tam, kde je to nyní vyžadováno (např. ČSSZ, Vyúčtování dotací u školských organizací).“
Někteří „neskladovači“ vyzdvihují, že papírové doklady neskladují jen díky tomu, že u elektronických mají pečlivě pohlídanou auditní stopu.
- Jeden účetní píše: „Po úspěšné digitalizaci házím papír do koše na papír. Důležité je mít pohlídanou auditní stopu, mávání papírovou účtenkou by nás u kontroly nezachránilo.“
- Jiný účetní dodává: „Pokud je digitalizace a následná archivace provedena řádně (např. auditní stopy a vše vždy aktuální jak v účetním software, tak v archivu), tak není moc důvod ukládat papír ještě vedle. To jde proti smyslu celé digitalizace.“
Jsou ale i tací, kteří doklady evidují pouze elektronicky, ale klientům pro jistotu doporučují papírovou archivaci.
- „Klientům doporučujeme, aby originální účtenky 10 let archivovali ve vlastním zájmu ve svém archivu. S tím, že my sice od nich máme elektronický doklad a papírový od nich už nechceme, ale originál je stále ten papírový.“
Účetní také sdíleli své zkušenosti s kontrolami z finančního úřadu. Ve většině případů auditorům stačily elektronické doklady.
- Jeden uživatel píše: „Nyní u mě byly tři kontroly na DPH a vše jim stačilo elektronicky ve formátu PDF.“
- Objevují se i tací., kteří museli kontrolory poučit: „Doposud jsem měl dvě kontroly. Jednou bez problémů přijali elektronické doklady, jednou chtěli papírové. Poté, co jsem jim vysvětlil, že papírové doklady už neexistují a že existuje pojem auditní stopa nebo časové razítko, už doklady nechtěli vůbec.“
S Evalou papírová dvojčata nepotřebujete
Auditní stopy a časová razítka jsou sice užitečné, ale ruku na srdce – nikdo z nás nechce každý doklad ručně orazítkovat digitálním podpisem a vést si k němu excelovou tabulku s historií změn. A přesně tady nastupuje Evala, která celý proces digitalizace automatizuje a legalizuje.
Zákaznický portál
Největší riziko pro integritu dokladu vzniká při jeho nekonečném přeposílání e-maily nebo (v horším případě) při tisku a následném skenování. V Evale má klient k dispozici Zákaznický portál, kam doklady nahrává přímo a kde má nad nimi přehled jak on sám, tak jeho účetní.
Od prvního momentu je jasné, kdo, kdy a jak doklad do systému vložil. To je základní stavební kámen věrohodnosti pro finanční úřad.
Dedikovaná e-mailová schránka
Evala umožňuje dodavatelům (nebo i klientovi) posílat faktury na unikátní e-mailovou adresu přímo do systému, který z ní automaticky vyčte potřebné údaje. Tím se úplně vyhnete mezikroku s papírem.
Tip: Když doklad dorazí e-mailem přímo do Evaly, auditní stopa začíná už u hlavičky e-mailu. Máte tak nezpochybnitelný důkaz o tom, že dokument, který vidíte na monitoru, je přesně ten, který dodavatel odeslal.
To nejlepší se děje „pod kapotou“. Evala ke každému dokladu neukládá jen jeho obraz (PDF), ale i tzv. metadata. Jde o digitální záznamy o všem, co se s dokladem dělo, které fungují jako auditní stopa:
- kdy byl doklad přijat,
- kdo ho schválil,
- jaká data z něj byla vytěžena,
- kdy byl zaúčtován.
Když k vám přijde kontrola z finanční správy, nebudete muset lovit v zaprášených šanonech. Prostě otevřete detail dokladu a ukážete digitální historii. Vše je čitelné, neporušené a dohledatelné. Právě tato transparentnost je pro úředníky mnohem hodnotnější než stohy papírů s nečitelnými podpisy.
Chcete-li se také zbavit papírové pohromy a přejít plně do elektronického účetnictví, vyzkoušejte si Evalu klidně hned. Pracovat v ní můžete na 30 dní zdarma se všemi funkcemi.
