Jeden program nestačí? Proč účetní kombinují víc účetních systémů

Proč účetní pracují ve více programech?

Na sociálních sítích jsme položili účetním anketní otázku: kolik účetních programů současně používají. Zapojilo se téměř 60 respondentů a výsledky ukázaly, že více než třetina účetních používá dva a více programů. 

Nejčastější důvody, proč nestačí jeden program, jsou podle odpovědí následující:

1. Historie a zvyklost

Často se stává, že používáte dlouhodobě jeden program, který dobře znáte a máte v něm nastavené všechny procesy a rutiny. A nechcete se ho vzdát. Ani když potřebujete funkce, které program neumí. 

Daného klienta pak začnete účtovat v novém programu, ale se zbytkem zůstáváte v tom původním. Případně k účetnímu programu připojíte další systémy, třeba na vytěžování nebo mzdy.

2. Funkce programu

Jeden software je skvělý na vedení daňové evidence, druhý zase na podvojné účetnictví, ještě jiný program je vhodný pro propojení s e-shopem a vedení skladu. 

Ne každý program je stejně silný ve všech oblastech, a proto účetní volí práci napříč systémy – tak, aby mohli využít silné stránky každého z nich pro různé typy klientů.

3. Požadavky klientů

Někteří klienti mají své vlastní preference ohledně softwaru – většinou proto, že už v nějakém pracují a mají ho napojený na další systémy (například na e-shop, sklad či zakázkový software). A změna by pro ně byla technicky nebo finančně příliš náročná.

Proto vyžadují kompromis od účetních a vy se tak musíte naučit pracovat s dalším systémem, abyste vyhověli různým potřebám klientů. 

4. Přechod na nový program

Někdy kombinujete dva programy proto, že už přecházíte na nový software, ale současně stále vedete část klientů ve starém systému.

Výhody kombinování účetních softwarů

Práce ve více systémech se na první pohled může zdát zbytečně složitá, ale účetním přináší řadu výhod.

Díky kombinaci programů můžete:

• Efektivně zpracovávat různé agendy – různé typy dokladů nebo specifické požadavky odbavíte rychle, aniž byste hledali jeden dokonalý program a převáděli do něj všechna data.
• Využívat specializované funkce – jeden program slouží k základnímu účetnictví, druhý pak ke specifickým agendám, které ten první zvládá hůř nebo vůbec – typicky třeba automatické párování skladu s objednávkami. Každý program tak plní jinou roli.
• Testovat a mít přehled o trhu – práce ve více systémech vám pomůže udržet přehled o možnostech trhu, srovnávat funkce a osahat si nové nástroje. Díky tomu máte jasno, co který program umí a kde má limity, dokážete doporučit ideální software pro nové klienty a navíc nejste závislí na jednom dodavateli.

Nevýhody práce s více systémy

Multisoftwarová praxe sice přináší flexibilitu, ale zároveň klade vyšší nároky na organizaci práce i pozornost. Každý systém má totiž jiné ovládání, logiku práce, názvosloví i postupy. Přepínání mezi programy zvyšuje riziko chyb, zejména při rutinní práci nebo v období uzávěrek, kdy jste pod tlakem.

Další nevýhody:

• Časová náročnost učení a udržování znalostí – ne každý systém je intuitivní a pokud ho nepoužíváte často, může se stát, že se s ním pokaždé učíte pracovat znovu. To zabírá čas, který byste jinak mohli věnovat klientům nebo strategickému plánování.
• Složitější kontrola a návaznosti dat – pokud část agendy běží v jednom programu a část v jiném, musíte hlídat, aby na sebe data správně navazovala. 
• Vyšší náklady – více programů znamená také více licencí (případně doplňkových modulů), nákladů na školení i podporu. Kombinování softwarů se tak může dost prodražit.

Jak fungovat s více softwary co nejlépe

Práce ve více programech vyžaduje organizaci a dobrý systém. Nejde ani tak o technickou náročnost samotných programů, ale o to, aby bylo vždy jasné, co se dělá kde, kdy a proč.

Rady z praxe, jak to s více programy zvládnout co nejlépe:

• Mějte jasně rozdělené agendy mezi systémy – stanovte si, kterého klienta účtujete v jakém programu a proč. Snížíte tím riziko, že se doklady „ztratí mezi systémy“ nebo že se něco zaúčtuje dvakrát.
• Nastavte si pracovní postupy. Nemusí jít o složité manuály, často stačí jednoduchý checklist, který připomene správný postup u konkrétní agendy nebo klienta.
• Omezte zbytečné přepínání mezi programy. Některým účetním se osvědčilo vyhradit si časové bloky na práci v jednom systému. Výrazně pomáhá i automatizace (bankovní napojení, importy dat nebo párování plateb) –  vše, co omezí ruční přepisování dat mezi systémy.

Co když klient vyžaduje konkrétní účetní software?

Většina klientů vůbec neřeší, v jakém programu účetní pracuje – pro ně je důležitá přesnost a spolehlivost účetnictví. Někteří ale mají jasnou představu a chtějí vést účetnictví v konkrétním systému, často proto, že:

• už mají v programu nastavená data a procesy,
• používají software napojený na e-shop, sklady nebo zakázkový systém,
• chtějí mít možnost si exporty dat snadno stáhnout do svého systému.

V takové situaci je na vás, abyste si rozmysleli, zda se chcete učit s novým softwarem jen kvůli jednomu klientovi. Zvažte své časové možnosti, spočítejte případné náklady a zhodnoťte, jestli se chcete učit nové postupy. 

Jinými slovy: důležité je, aby vám zvolený přístup dával smysl ekonomicky, časově i lidsky. 

Přechod na nový software: testujte nový, ponechejte starý

Účetní často pracují ve více systémech současně i v situaci, kdy kompletně přechází na nový účetní software. Obvykle totiž nepřevádíte všechny klienty hned, takže část klientů stále zpracováváte v původním programu. 

Pokud to máte stejně, berte to jako výhodu. Nový systém si vyzkoušíte na menším vzorku. A navíc:

• otestujete nové funkce a ověříte, zda program skutečně pokrývá všechny potřeby, 
• odhalíte případné nedostatky, než se stane systém hlavním účetním nástrojem,
• a klienty převedete plynule, aniž by došlo k chaosu v účetnictví.

Ideální čas na přechod k novému softwaru je začátek roku, kdy jsou hotové uzávěrky a klienti mají větší pochopení ke změnám. Nezapomínejte ale, že takový krok vyžaduje velké plánování a nenastane ze dne na den. Proces přechodu naplánujte klidně s půlročním až ročním předstihem a zahrňte do něj:

• pečlivý výběr nového softwaru,
• testování a ověřování funkcí,
• školení týmu,
• odkomunikování změny klientům,
• aktualizaci interních procesů
• i přípravu dat pro hladký převod.

Pokud vás láká vyzkoušet nový účetní systém – třeba Evalu – nemusíte hned dělat revoluci a převádět všechno. Stačí jeden klient, jeden test. Evalu máte na 30 dní zdarma se všemi dostupnými funkcemi. A když se vám osvědčí, po skončení demoverze můžete jednoduše přejít na plnou verzi.

VYZKOUŠET NOVÝ PROGRAM