Účetnictví jako týmový sport: jak na spolupráci a zastupitelnost v online světě

Pryč jsou časy, kdy dovolená hlavní účetní znamenala chaos v týmu. Díky online účetním systémům už informace nezůstávají zamčené v hlavách a e-mailech konkrétních lidí. V článku probereme, jak online účetnictví zlepšuje spolupráci, transparentnost i zastupitelnost.

Online účetnictví = prostor pro spolupráci mezi účetními i klienty

V Účetní evoluci si stojíme za tím, že účetnictví patří do cloudu. Někteří účetní ho ale vnímají jen jako modernější verzi archivu – místo, kam sypou doklady, aby je měli lépe dostupné. Jenže to je jen malá část skutečného potenciálu online účetnictví.

Jedna z velkých výhod spočívá v tom, jak lidé nad uloženými daty spolupracují. Online účetnictví totiž:

• staví mosty mezi klientem a účetní kanceláří,
• odstraňuje komunikační bariéry uvnitř týmu
• a zajišťuje, že kontinuita práce nezávisí na konkrétních lidech.

Spolupráce účetní kanceláře s klienty

Dlouhá léta vypadala spolupráce mezi klienty a účetní kanceláří jako sinusoida. Na začátku měsíce klid, kolem patnáctého mírná nervozita a před pětadvacátým smršť e-mailů, telefonátů a igelitek s účtenkami u dveří. 

Moderní cloudový systém oproti tomu funguje jako digitální most, po kterém informace proudí oběma směry plynule, bezpečně a v reálném čase.

Základem spolupráce je digitální příjem dokladů. Místo abyste klienta nutili skenovat doklady a posílat je v přílohách (které pak musíte pracně ukládat), nabízí moderní platformy elegantnější cesty:

• klienti odesílají doklady do sběrné schránky, odkud je účetní program automaticky vyčte a připraví k zaúčtování,
• klient doklady předává přes zákaznický portál účetního systému, kde si je účetní převezmou.

Zákaznický portál toho umí mnohem víc. Jeden takový najdete i v účetním programu Evala.

PROHLÉDNĚTE SI, JAK FUNGUJE

Dalšími výhodami zákaznického portálu jsou transparentnost a budování důvěry s klienty. Nemusí totiž už čekat na reporty, které jim posíláte jednou za pár týdnů. Když se přihlásí do zákaznického portálu, vidí své obchodní výsledky za uplynulá období. Díky tomu práci účetních nevnímají jako černou skříňku, ale jako strategický nástroj.

Podobným příkladem je schvalování faktur. Pokud klientům posíláte před zaúčtováním faktury ke schválení, pokaždé dostanou notifikaci z účetního systému a během pár vteřin doklady schválí. Díky tomu předejdete chybám a přenesete zodpovědnost za věcnou správnost na klienta.

O efektivní spolupráci jsme uspořádali také webinář. Dozvíte se v něm, jak nastavit spolupráci tak, aby oběma stranám šetřila co nejvíce času.

PROHLÉDNĚTE SI ZÁZNAM

Spolupráce v rámci účetního týmu

V moderní kanceláři už neexistuje „můj klient“, o kterém ví všechno pouze jeden účetní. Tento model nahrazuje portfolio klientů, kde může na kterémkoliv klientovi pracovat kterýkoliv účetní. Standardem je zastupitelnost a sdílení informací napříč týmem.

Moderní systém uchovává kompletní historii u každého dokladu i klienta, takže se kdokoliv z týmu rychle zorientuje a naskočí do rozjetého vlaku. Pokud například jeden účetní onemocní, druhý ho může prakticky ze dne na den nahradit, protože má přístup ke stejným informacím.

Účetní uvidí například:

• v jaké fázi je zpracování všech klientových dokladů,
• na co se klient naposledy ptal,
• poznámky kolegy k atypickým případům
• i klientovy obchodní výsledky, takže bez problému naskočí do konzultantské role.

To přijde vhod i při onboardingu nových účetních. Zaučit nového účetního do existujících klientů zvládnete bez složitého vysvětlování, protože všechny potřebné informace má v systému jako na talíři. 

Pořízení cloudového účetního programu samozřejmě vytoužené výsledky nepřinese automaticky. Důležité je, aby účetní kancelář přizpůsobila otevřené spolupráci také interní procesy. Když všichni lidé mluví v jednom systému stejným jazykem, efektivita skokově roste. Základem je:

Příklad z praxe: Konverzace v účetním programu Evala

Evala je cloudový účetní program, který je vyvinutý speciálně pro účetní kanceláře a jejich potřeby. Proto obsahuje funkci Konverzace, která slouží právě pro zlepšení spolupráce a zastupitelnosti. Představte si ji jako mix mezi diskuzním fórem a chatem přímo v účetním programu. 

Funkce Konverzace funguje ve dvou rovinách:

• pro řešení požadavků od klientů
• a pro předávání informací v rámci týmu.

Klienti mají přístup do Evaly prostřednictvím sekce Zákaznický portál, kde mohou mimo jiné přidávat požadavky a komentáře. Nehrozí tak, že vám e-mail od klienta zapadne, protože požadavek od něj evidujete přímo v účetním programu, kde denně pracujete. Jakmile klientův požadavek splníte nebo mu na něj odpovíte, hned mu přijde notifikace s výsledkem.

Podobně funguje funkce Konverzace v týmu. Komunikaci můžete v systému vést nad jednotlivými doklady, klienty nebo dokumenty. Díky tomu, že už konverzace není na jedné hromadě v e-mailu, jsou všechny informace snadno dohledatelné a vzniká jediný zdroj pravdy. Kdokoliv z týmu se může podívat na historii konverzace u dané faktury a okamžitě ví, proč byla zaúčtována právě takto.

Systém myslí i na bezpečnost, takže vaši interní diskuzi vidí pouze členové týmu, a nikoliv klienti.

Chcete-li také začít komunikovat efektivněji jak s klienty, tak v rámci týmu, vyzkoušejte si Evalu klidně hned. Pracovat v ní můžete na 30 dní zdarma se všemi funkcemi.

VYZKOUŠET EVALU NA 30 DNÍ ZDARMA