Jak naučit klienty používat ISDOC a proč je spolehlivější než umělá inteligence

Proč se tomuto českému standardu stále tolik firem brání, jak vlastně funguje a jak z něj udělat svého nejlepšího pomocníka? Pojďme se na to podívat zblízka.

Aktuální stav: Překážky, nebo jen nepochopení?

Když se podíváme na aktuální praxi, počáteční nadšení z ISDOCu rychle vystřídala tvrdá realita. V naší nedávné anketě ve facebookové skupině Dotazy a odpovědi nejen pro začínající účetní a daňové poradce velká část hlasujících uvedla, že ISDOC nepoužívá vůbec, případně tvoří jen zanedbatelný zlomek jejich dokladů.

Podobně an to byli účetní z facebookové skupiny Digitalizace účetnictví 3000. Z 89 dotázaných účetních celých 73 % přiznalo, že jim ve formátu ISDOC chodí maximálně čtvrtina přijatých faktur. Správce této skupiny vidí hlavní problém v tom, že stát povinnost elektronických faktur neustále odkládá. Dokud je to dobrovolné, spousta firem to zkrátka neřeší. A souhlasí s ním i ostatní diskutující.

Výsledkem je, že účetním stále místo faktur v jednotném formátu chodí různorodé dokumenty – jedna faktura dorazí z Excelu, další ze specifického firemního systému a každá má graficky úplně jiné rozložení. Vytěžovací nástroje, které účetní používají, si s různými typy dokumentů poradí různě a roste riziko chyb.

Účetní pak musí všechny vytěžené faktury ručně kontrolovat a opravovat. Není divu, že někteří radši faktury stále přepisují ručně a mají jistotu, že chybu neudělají. U formátu ISDOC jsou ale tyto obavy zbytečné. Nejde totiž o to, jak faktura navenek vypadá, ale o to, že se na jejím pozadí ukrývá strukturovaný formát XML plný čistých dat. Účetní program grafiku ignoruje a rovnou si vytáhne přesná čísla, takže dokáže bezchybně načíst každý doklad naprosto stejně.

Co formát ISDOC vlastně je

ISDOC je standardizovaný český formát pro elektronickou fakturaci mezi firmami, který už v roce 2008 vytvořilo sdružení ICT Unie. Vznikl s jasným cílem: umožnit účetním systémům, aby si faktury uměly předávat a zpracovávat zcela automaticky, čímž se radikálně snižuje riziko chyb při zadávání dat. V jádru tohoto standardu se sice ukrývá čistý strukturovaný formát XML, ale dnešní praxe je mnohem uživatelsky přívětivější.

Moderní fakturační systémy už totiž umí tento strojový formát chytře spojit s klasickým formátem PDF. V praxi se tak nejčastěji setkáte se dvěma podobami dokladů:

• .isdoc: Samostatný datový soubor, který slouží pouze pro import strukturovaných dat do vašeho účetního softwaru.
• ISDOC.PDF (PDF s datovou vrstvou): Toto je dnešní  nejoblíbenější řešení. Faktura navenek vypadá jako naprosto běžné pdfko, které si může kdokoliv otevřít a přečíst. Uvnitř dokumentu se ale skrývá přidaná datová vrstva ISDOC.

Pro klienty se při fakturaci nic nemění, ale váš účetní program (jako Evala) si díky skryté vrstvě z dokladu všechny údaje načte automaticky.

Kromě ohromné úspory času a minimalizace chyb má ISDOC i legislativní výhody. Protože vychází přímo z české legislativy, automaticky obsahuje všechny potřebné účetní náležitosti. Splňuje tak parametry plnohodnotného daňového dokladu v elektronické podobě a lze ho rovnou elektronicky podepsat. 

Dokumenty můžete snadno posílat e-mailem, přes datovou schránku nebo napřímo mezi systémy. Je navíc přímo doporučován pro komunikaci se státní správou. Není proto divu, že se ISDOC postupně stává novým standardem moderního podnikání – přesně tak, jak se to povedlo třeba oblíbeným QR kódům pro rychlou platbu.

Proč je ISDOC spolehlivější než vytěžování pomocí AI

Moderní účetní programy umí vyčítat veškeré formáty faktur, takže se může zdát, že ISDOC je už překonaný. Na trhu je nepřeberné množství vyčítacích nástrojů, které může účetní používat. Například Evala jde ještě dál a má přímo v sobě integrovaný nástroj Rossum, aby si poradila i s nestandardizovanými doklady (jako je obyčejné PDF z e-mailu nebo zmačkaná faktura vyfocená na mobil). Mohlo by se tedy zdát, že ISDOC vlastně není potřeba.

Jenže žádný z těchto vytěžovacích nástrojů není 100%. Umělá inteligence u těchto dokladů funguje na principu čtení obrazu. Systém se na doklad „podívá“ a snaží se z pixelů odhadnout, jaká jsou na něm čísla a slova. 

I když je dnešní AI obrovsky pokročilá, u hůře čitelných, křivě vyfocených nebo graficky nestandardních faktur zkrátka může zaváhat – snadno třeba zamění nulu za písmeno O. Proto musíte data po umělé inteligenci vždy vizuálně zkontrolovat. Navíc u nástrojů třetí strany platíte další peníze za jeho využití při zpracování dokladů. Naproti tomu ISDOC je 100% přesný a v Evale ho máte vždycky automaticky a zcela zdarma.

Jakmile vám faktura přistane do e-mailu nebo přímo do Inboxu, Evala okamžitě datovou vrstvu rozpozná. Sama si doklad roztřídí, automaticky si přesná data z kódu přetáhne do systému a vy už jen bezchybně předvyplněný doklad s klidem zaúčtujete a uložíte. Evala vám dokonce sama navrhne, kam doklad zaúčtovat a vy už jen operaci potvrdíte.

Kromě toho, že ušetříte spoustu času i peněz za placené vytěžovací programy, získáte s ISDOCem i další výhody. Díky tomu, že jsou všechna data od začátku perfektně strukturovaná, dají se doklady v archivu mnohem snadněji vyhledávat a filtrovat.

Jak přesvědčit klienty už teď a nečekat, až se rozhoupe stát

Největším blokem je pocit mnoha účetních, že dokud stát nezavede e-fakturaci jako plošnou povinnost, nic se nezmění. A jak víme, stát tuto povinnost neustále odkládá, takže to firmy logicky tolik neřeší. Ale například na Slovensku bude elektronická fakturace povinná už od 1. ledna 2027 a Česko určitě nebude chtít být dlouho pozadu. Čekat se založenýma rukama se proto nevyplatí. Pokud chcete být napřed, jedinou cestou je neustálé vzdělávání a přesvědčování klientů.

Zásadním krokem je změnit argumentaci. Upřímně – klienta většinou tolik netrápí, že vy musíte hodiny přepisovat čísla, mnohdy do pozdních večerních hodin. Důležité je proto vysvětlit jim, co z ISDOC budou mít oni sami:

Rychlejší a přesnější výsledky pro jejich byznys

Když nebudete trávit dlouhé hodiny ručním přepisováním nebo vizuální kontrolou dokladů po umělé inteligenci, zpracování účetnictví se ohromně zrychlí. Co to znamená pro klienta? Získá mnohem rychleji své manažerské reporty, přiznání k DPH a vždy aktuální přehled o finančním zdraví své firmy. Díky 100% přesnosti ISDOCu se navíc minimalizují chyby a překlepy, které musí účetní dohledávat a opravovat.

Žádné náklady navíc a nulová námaha

Spousta firem se elektronické fakturace bojí, protože si představují složitý IT projekt. Opak je pravdou – generovat ISDOC dnes nestojí ani korunu a většina fakturačních programů tuto funkci dávno má, často ji stačí jen v nastavení zapnout. 

Ukažte jim to na konkrétním příkladu: Pokud vaši klienti používají na fakturaci oblíbený iDodklad, všechny jejich vystavené PDF faktury už dávno automaticky obsahují skrytou datovou vrstvu ISDOC. Pro klienta se tak odesíláním vůbec nic nemění – dál posílá fakturu jako klasické, hezké PDF, ale váš účetní program si z něj už data vytáhne sám. Formát je navíc plně podporován i v dalších běžných systémech jako Pohoda, Money S3 nebo ABRA Flexi.

Chytřejší spolupráce s dodavateli

Navrhněte svým klientům, ať se svých vlastních dodavatelů aktivně ptají na možnost dostávat faktury ve formátu ISDOC. Většina velkých firem a korporací (například mobilní operátoři nebo dodavatelé energií) tuto možnost ve svých systémech dávno nabízí, jen o ní klienti neví a ze zvyku si stahují z klientských portálů obyčejné PDF. Když klienty naučíte ISDOC vyžadovat, usnadníte zpracování celého řetězce dokladů.

Nejlepší, je když začnete u sebe. Ukažte klientům, že moderní účetnictví dává smysl a šetří čas oběma stranám. Pokud si chcete vyzkoušet, jak hladce se s přijatými ISDOC doklady pracuje, s Evalou máte bezplatně prvních 30 dní.

ZAČNĚTE VYUŽÍVAT ISDOC V EVALE