Dohodnout se s novým klientem na pravidlech spolupráce je zásadní. Ulehčí vám to práci – přeučování naučených vzorců je totiž o dost náročnější. Zjistěte, jak nastavit spolupráci ve správných mantinelech a tak, abyste podklady dostávali včas.
14. 9. 2026
Většina nedorozumění vzniká z nejasných pravidel
Sejít se s klientem, podepsat smlouvu a čekat, že od té chvíle poběží vše bez jediného zádrhelu, by bylo krásné, ale realita bývá jiná. Účetní obvykle tráví spoustu času tím, že připomínají zaslání podkladů, dohledávají přílohy v e-mailech nebo odpovídají na telefonáty v neděli večer. Frustrovaní jsou z toho všichni.
Znáte 5 největších časožroutů účetní práce? Tady jsou.
Většina třecích ploch přitom nepramení z toho, že by vám klient chtěl dělat naschvály. Podnikatelé účetnictví často nerozumí nebo ani rozumět nechtějí – odevzdají vám podklady a netuší, co se s nimi děje dál. Klíčem k hladké spolupráci je mít ji dobře nastavenou od samého začátku.
Nastavte si spolupráci tak, aby vám vyhovovala
Možná i z vlastní praxe víte, že přimět některé stávající klienty předávat doklady ve formě, kterou požadujete, je téměř nereálné. I když zkusíte všechno – argumentujete, zvyšujete cenu, nebo pohrozíte ukončením spolupráce.
U nových klientů ale máte možnost podchytit vše hned na startu – je ale potřeba nastavit pravidla, která budou 100% jasná a srozumitelná. Když si hned na začátku lidsky vysvětlíte své potřeby a sladíte očekávání, zvyšujete šanci, že získáte klienta, se kterým je radost spolupracovat.
Začátek spolupráce je sám o sobě náročný – musíte zařídit předání podkladů, nastavení přístupů i vysvětlení procesů. Ale čím více péče věnujete vysvětlení pravidel na startu, tím méně chaosu, stresu a nedorozumění budete řešit v budoucnu. Správně nastavený onboarding vám v tom pomůže.
Jak vypadá ideální onboarding
Krok 1: Poznejte klienta co nejlépe
Než klientovi předložíte cenovou nabídku a zahájíte spolupráci, dobře se seznamte. Ujasněte si, o jakého klienta jde (OSVČ, s.r.o., spolek, plátce či neplátce DPH) a jaký je obor jeho podnikání i se všemi specifiky.
Ptejte se klienta na jeho očekávání, požadavky na účetní výkazy či finanční reporty a udělejte si představu o tom, jak vypadá jeho typický měsíc – kolik vydá a přijme faktur, jak řeší pokladnu, zda potřebuje schvalovací procesy nebo u jaké banky má účty.
Na základě toho všeho navrhnete rozsah služeb (daňová evidence, podvojné účetnictví, mzdy a personalistika), formu zpracování i cenovou nabídku s případnými variantami, kde klientovi nastíníte rozdíl v pracnosti mezi papírovým a digitálním účetnictvím. Při sestavování cenové nabídky na míru se pak nebojte navrhnout více variant, kde klient uvidí rozdíl mezi tím, když bude doklady dodávat na papíře nebo elektronicky.
Myslete na to, že klient není účetní – a nemusí rozumět vaší odborné hantýrce. A když neví, o čem mluvíte, může se stydět to přiznat. Mluvte proto tak, aby vám rozuměl i laik, pojmy vysvětlujte a ptejte se, jestli je vše jasné. To doporučuje Jitka Zelená v naší Akademii Účetní evoluce v lekci s názvem Komunikace s klientem. Poslechněte si další tipy z praxe.
Krok 2: Nebojte se stanovit si podmínky
Zkušenost z praxe ukazuje jasný trend: úspěšné účetní kanceláře staví spolupráci na vzorové smlouvě s pevně danými principy. Do smlouvy zahrňte vše, na čem jste se s klientem dohodli během první schůzky.
Stanovte si například preferovaný způsob předávání dokladů, frekvenci reportů a termíny či zodpovědnosti – co dodá klient, co hlídá účetní a co se stane, když se termíny neplní. Pokud například klient nedodá podklady včas, je v pořádku za to účtovat expresní příplatek (jen na to klienta předem upozorněte).
Stejně důležité je vymezit si mantinely pro komunikaci. Určete si jasný kanál pro dotazy i reakční dobu, do kdy odpovídáte. Ať klient ví, že vás nemá po pár minutách urgovat telefonem.
Součástí této fáze je také podpis plné moci pro zastupování na úřadech (Finanční úřad, ČSSZ, zdravotní pojišťovny).
Krok 3: Nastavení prostředí a procesů
Největší chybou bývá snaha přenést starý nepořádek do nového softwaru. Pokud účetní podklady dosud přicházely pěti různými cestami, samotné předání přihlašovacích údajů do cloudu problém nevyřeší. Nejdříve je potřeba nastavit procesy a jasnou strukturu úložiště.
Účetním doporučujeme mít úložiště pod svou kontrolou, ideálně přímo v účetním systému. Když klienti nahrávají doklady do vašeho sjednoceného prostředí, nemusíte se přihlašovat do desítek složek a hledat pokaždé jinde.
V Evale k tomu slouží Zákaznický portál. Účetní má přístup ke všem složkám klientů, zatímco klient vidí jen tu svou, kam nahrává podklady. Přímo v systému si můžete vyměňovat zprávy s klientem, řešit schvalování dokladů nebo zadávat doklady k platbě. Pokud klienta navíc nasměrujete k využívání formátu ISDOC, data se do systému přenesou se 100% přesností bez přepisování. U běžných PDF či účtenek pomůže vytěžování pomocí AI (pořád ale platí, že je potřeba vytěžené údaje zkontrolovat).
Zjistěte, jak funguje Zákaznický portál Evaly a jak si díky němu usnadníte spolupráci s klienty.
Samotný účetní software nastavte tak, aby přesně odpovídal realitě klientova podnikání. Můžete si upravit účtový rozvrh, analytiky, číselné řady dokladů, střediska i přístupová práva. Nezapomeňte na přímé napojení na banku přes API a další vychytávky – usnadníte si tím práci a přitom budete mít vše pod kontrolou.
Krok 4: Převzetí agendy a zahájení rutinní spolupráce
Při přebírání agendy důkladně zkontrolujte počáteční stavy, saldokonto i analytické účty. První měsíc berte jako testovací období a po první uzávěrce si s klientem krátce vyhodnoťte, co fungovalo a kde se objevily zádrhely.
Jakmile jsou procesy nastavené, přechází spolupráce do běžné rutiny. Klient průběžně nahrává doklady, vy kontrolujete jejich správnost, účtujete, párujete platby a řešíte případné nejasnosti. V domluvených termínech zpracujete mzdy, odevzdáte povinná hlášení úřadům a zasíláte klientovi pravidelné reporty (přehled výnosů a nákladů, cash flow či závazky a pohledávky).
Věděli jste, že v Evale může klient sledovat reporty sám a v reálném čase? Víc se dočtete v článku Reporty v účetnictví.
Krok 5: Usnadněte to sobě i klientovi
Abyste nemuseli všechno vysvětlovat pořád dokola a připomínat, připravte si onboardingovou „startovací sadu“ pro nové zákazníky. Může obsahovat přehledný checklist požadavků, stručný manuál v PDF nebo krátké video s ukázkou obsluhy aplikace, například Zákaznického portálu v Evale.
Výsledek? Spolupráce šlape jako hodinky
Jakmile jsou pravidla daná a procesy sladěné, zbývá to nejdůležitější – dohodnuté postupy respektovat. Když se to daří, mají obě strany vyhráno. Účetní má včas všechny podklady pro svou práci a podnikatel není otrávený z neustálých urgencí a dohledávání starých faktur po šuplících. K tomu ví, že se může na účetnictví spolehnout, a získává z něj transparentní data pro obchodní řízení firmy.
Výhoda dobře nastavených pravidel je, že když něco nefunguje, můžete se odvolávat na to, co jste si ujednali. Vymáhání dohodnutých pravidel je mnohem snazší, než když je vaše představa ideální spolupráce jen ve vaší hlavě.
Spolupráci s klienty vám výrazně usnadní i dobře zvolený účetní program. Vyzkoušejte Evalu na 30 dní zdarma a přesvědčte se, co dokáže.
