Když jsme se nedávno účetních ve facebookové skupině ptali, jak jsou na tom s digitalizací, odpověď byla jednoznačná: „Chceme digitalizovat, ale prostě na to teď nemáme čas“.
V rozjeté účetní kanceláři jste v neustálém zápřahu – sotva uzavřete jedno období, hned začíná další. Do toho naháníte klienty, aby dodali chybějící doklady a hasíte drobné i větší požáry. Jste pod neustálým tlakem na rychlost a bezchybnost. Představa, že k tomu všemu začnete od nuly zkoumat nové systémy nebo překopávat zavedené postupy, se vám proto jeví jako úplné sci-fi. Navíc zvyk je železná košile a každá změna bolí.
Jenže každá minuta investovaná do rozumného nastavení práce vám v budoucnu ušetří hodiny – a nakonec si poděkujete. Vůbec to přitom nemusí být radikální změna ze dne na den. Úplně stačí postupné krůčky.
Nevíte, co si pod digitalizací představit? Pusťte si záznam našeho webináře Digitalizace a automatizace účetní kanceláře.
Zastavte se a zmapujte, kde vám uniká čas
Abyste mohli čas něčemu dát, musíte ho jinde vzít. Než se bezhlavě pustíte do zkoušení nových programů a systémů, udělejte si poctivý audit toho, jak vaše praxe funguje dnes.
Podívejte se kriticky na vaše každodenní úkoly:
- Jakým způsobem vám klienti předávají faktury, účtenky a bankovní výpisy?
- Kolik času strávíte jejich urgováním a rovnáním?
- Kde a v jakém formátu dokumenty archivujete?
- Jaké kroky děláte během čistě manuálního zpracování dokladů?
Zkuste si jeden týden zapisovat vše, co během dne děláte, jak často a jak dlouho vám to trvá. Odhalíte tak, co vám bere nejvíc času a energie – zdlouhavé telefonáty, dokola posílané e-maily, neustálé dohledávání ztracených podkladů nebo ruční přepisování stejných údajů.
V zapisování toho, co děláte a co vás štve, pokračujte i nadále. Vždy, když si řeknete „Tohle je ztráta času!“, si činnost zapište na svůj seznam. Až budete mít chvilku na to zlepšovat své procesy, jednoduše se k seznamu vrátíte a hned budete vědět, na co se zaměřit.
Z auditu vám vzejde seznam konkrétních věcí ke zlepšení. Abyste se v nich neztratili, rozdělte si je podle takzvané Eisenhowerovy matice do čtyř kategorií:
- Co můžu změnit hned: Drobnosti na pár minut, díky kterým okamžitě získáte čas navíc. Například napojení banky přes API u klienta nebo šablony pro e-mailovou urgenci dokladů (abyste ji nepsali vždy od nuly).
- Strategické kroky, které vyžadují přípravu: Větší změny s dlouhodobým dopadem jako je přechod na moderní cloudový software nebo digitalizace příjmu dokladů. Ty je potřeba rozdělit na menší kroky, jak si ukážeme dál v článku.
- Co můžu předat dál: Činnosti, které sice spěchají, ale nevyžadují vaši odbornost. Místo vás je může dělat někdo jiný nebo se dají automatizovat.
- S čím přestanu: Zbytečné zvyky a procesy, které nepřinášejí užitek vám ani klientům. Například tisk elektronických faktur jen proto, aby ležely v šanonu. Tyto aktivity bez výčitek zrušte.
Uvolněte si kapacitu díky správnému nacenění
Čas vám často neprotéká jen ve špatně nastavených procesech, ale zkrátka proto, že jste zavalení prací a operativou. Pokud například pracujete za nízkou cenu, logicky musíte dohánět příjem množstvím zakázek. Výsledkem je, že po večerech doděláváte klientskou práci, místo abyste odpočívali nebo měli prostor své služby vylepšovat. Kvalitní nacenění vám vytvoří finanční polštář a dá vám svobodu dělat věci lépe.
Další překážkou mohou být klienti, kteří ignorují domluvená pravidla a nosí doklady na poslední chvíli. Dejte jim jasné hranice – například zaveďte příplatek za ruční zpracování papírů. Pokud je změna ceníku odradí a oni odejdou, nemusí vám to vadit. Získáte tak přesně čas, který potřebujete pro vlastní rozvoj a pro klienty, kteří si vaší odbornosti i vašeho času váží.
Nastavení jasných hranic s klientem na samém startu vám ušetří desítky hodin zbytečných dohadů a nahánění. Přečtěte si náš praktický návod, jak si nastavit spolupráci.
A pokud jste i tak stále zavalení prací, nastal čas najít si do týmu výpomoc.
Naporcujte mamuta: kde začít, aby se vám ulevilo
Větší strategické změny nás často děsí, protože působí jako obrovský, nezdolatelný úkol. Cíle typu „od pondělí digitalizujeme celou kancelář“ jsou tak velké, že nebudete vědět, jak začít, takže je nejspíš budete neustále odsouvat. Velký úkol si proto rozkrájejte na menší stravitelné kousky.
Pojďme si to ukázat na konkrétním strategickém úkolu z vašeho seznamu: Chcete se zbavit papírových dokladů. Jednotlivé kroky mohou vypadat takto:
Krok 1: Nejdřív potřebujete udělat si o tématu trochu přehled. Zeptejte se kolegů v profesních komunitách, jak to řeší oni. Spoustu inspirace a ověřených postupů z praxe najdete také na specializovaných webinářích nebo konferencích.
Připravili jsme pro vás prostor, kde se digitalizaci věnujeme od úplných základů až po pokročilé tipy. Získejte přístup k návodům, videím a know-how od profesionálů z oboru. Prozkoumejte naši Akademii Účetní evoluce.
Krok 2: Než změnu oznámíte klientům, musíte mít připravené řešení na své straně. Ideální je využít moderní účetní program.
Ideální je, pokud váš účetní program běží plně v cloudu a bezpečné sdílené úložiště nabízí přímo ve svém rozhraní – jako to dělá například Evala.
Krok 3: Rozmyslete si nová pravidla a sepište klientům instrukce. Motivujte je, aby vám faktury začali posílat ve formátu ISDOC – vyhnete se tak překlepům a zajistíte, že vy a klient pracujete s bezchybnými daty.
Krok 4: Komunikujte s klienty. Srozumitelně jim vysvětlete, odkdy nová pravidla platí a jaké benefity jim přinesou.
Krok 5: Rozhodněte se, co uděláte se stávajícími šanony a jak budete archivovat do budoucna.
Úřady musí akceptovat elektronické dokumenty. Evropské nařízení eIDAS i česká legislativa garantují právo uchovávat doklady digitálně, pokud splňují podmínky věrohodnosti a neporušenosti.
Takto máte velký úkol rozkouskovaný na dílčí kroky, které samy o sobě nejsou tak zahlcující. Můžete si je v klidu rozplánovat na další dny nebo týdny.
Udělejte si čas a prostor na změny
Přichází den D a vy víte, že dnes byste konečně mohli udělat krok k digitalizaci. Jenže ještě je potřeba narychlo odpovědět na e-mail od klienta, tamhle doopravit kontrolní hlášení a dokončit to, co jste nestihli dopoledne. Digitalizace počká na zítra… A takto se to opakuje den za dnem.
Britský historik C. N. Parkinson formuloval už v roce 1955 zásadní pravidlo: práce se roztahuje na veškerý čas, který je pro ni k dispozici. To znamená, že dokud si na rozvoj a změnu postupů nevyhradíte pevné hranice v kalendáři, běžná operativa spolehlivě pohltí každou volnou minutu.
Osvědčenou metodou je tzv. time blocking, kdy si v kalendáři vyhradíte přesné časové bloky na různé činnosti. Funguje to stejně, jako když máte schůzku s klientem – víte, že trvá od 10 do 11, a nezrušíte ji jen proto, že byste ještě potřebovali udělat něco jiného.
Stejně tak si můžete v kalendáři vytvořit časové bloky na cokoliv jiného – třeba na vyřizování e-mailů, zpracovávání přiznání k DPH nebo právě na strategický rozvoj kanceláře. Berte to jako schůzku s nejdůležitějším klientem – sami se sebou. Nikam ji neposouvejte a vyhrazenou hodinu nebo dvě opravdu věnujte tomu, co jste si naplánovali.
Aby vás nic nerušilo, postupujte jako na schůzce s klientem. Odložte telefon, vypněte si notifikace, zavřete e-mail a soustřeďte se pouze na vybraný úkol. Po uplynutí časového bloku se věnujte další položce v agendě na daný den.
Pokud vám delší časové bloky nevyhovují – třeba proto, že si nemůžete vyblokovat hodinu v kuse a naopak se vám během dne naskytne nečekaná půlhodina prostoru – můžete vyzkoušet techniku Pomodoro vyvinutou Francescem Cirillem. Spočívá v následujících krocích:
- Vyberte si jeden konkrétní úkol.
- Nastavte si časovač na 25 minut a pracujte na úkolu po tuto dobu bez vyrušení.
- Po zazvonění si dejte 5 minut pauzu (protáhněte se, napijte se vody).
- Po čtyřech cyklech zařaďte delší odpočinek na 15 až 30 minut.
Myslete na to, že každých pár minut na krátký tutorial, nastavení jedné e-mailové šablony nebo otestování nové funkce v softwaru je skvělých. Když zlepšíte jeden drobný detail každý týden, za rok bude fungování vaší kanceláře na úplně jiné úrovni. A především: nevyčítejte si, když plán nevyjde. Do práce může kdykoliv zasáhnout nemocné dítě, nečekaná kontrola nebo osobní volno. Pokud se posun o týden zpozdí, svět se nezboří.
Jak novinky zavádět v praxi a nespálit se
Aby digitalizace nepřinesla jen zmatek v novém kabátě, vyvarujte se zbrklých kroků. Chaos převedený do cloudu chaosem zůstane.
1. Načasujte start: Nezačínejte s novými postupy během ledna až března ani těsně před 25. dnem v měsíci. Vyberte si klidnější dny v účetním cyklu nebo období uprostřed kvartálu.
2. Udělejte pilotní test: Vyberte si jednoho vstřícného klienta a na něm si nový proces vyzkoušejte nanečisto. Zhodnoťte, co fungovalo a co vás naopak zdržovalo. Teprve až si budete jistí, postup rozšiřujte dál.
3. Zapojujte klienty postupně:
- Digitální nadšenci: Majitelé e-shopů a mladší firmy, kteří uvítají mobilní aplikaci a nahrávání dokladů do cloudu ihned.
- Zlatý střed: Klienti, kterým stačí poslat jednoduchý, srozumitelný návod a novou e-mailovou adresu pro sběr faktur.
- Konzervativní klienti: Ti, kteří nosí krabice od bot. Nabídněte jim pomoc a vysvětlete přínosy. Pokud změnu odmítnou, doklady si naskenujte sami – i tak vám vytěžení ušetří více času než ruční datlování do klávesnice.
4. Nebojte se říct si o pomoc: Pokud v jakékoliv fázi zjistíte, že nevíte, jak postupovat, zastavte se. Vaší prací je účetnictví, ne IT. Najměte si na hodinu technického specialistu nebo odborníka na digitalizaci, který vám pomůže.
5. Komunikujte v týmu: Pokud máte kolegy a kolegyně, vysvětlete jim smysl změn včas. Strach z neznáma je přirozený, ale společná příprava odbourá obavy z nového systému.
Vystupte z kolotoče po malých krůčcích
Digitalizace není jednorázový projekt ani cíl sám o sobě. Je to prostředek, jak si sundat z ramen každodenní stres, přestat dělat pošťáka a získat prostor pro práci, která má přidanou hodnotu. Vaší rolí je hlídat klientům zdravé finance a poskytovat jim expertní oporu, ne mechanicky opisovat čísla z papírů.
Začněte tento týden jednou jedinou věcí: vyhraďte si v kalendáři prvních 30 minut a zapište si své největší žrouty času.
Když už se rozhodnete své postupy zefektivnit, potřebujete oporu ve spolehlivém nástroji. Evala představuje přesně takové řešení – plně cloudový software, který v jednom bezpečném a intuitivním prostředí ukrývá vše, co dnešní účetní ke své práci potřebuje, od příjmu dokladů až po komunikaci s klientem.
