Existují šikovné účetní programy a další nástroje, zlepšující se umělou inteligenci a přesto spousta účetních pořád přepisuje doklady, dohledává e-maily a čeká na výpisy z banky – i když je to zdržuje a chtěli by to jinak. Proč? Protože nemají čas se zastavit a věci změnit, nebo si dokonce uvědomit, co je brzdí.
Cesta k modernímu účetnictví nevede jen přes vhodný software. Na začátku musí být změna myšlení a ochota upravit zaběhnuté procesy. Myslíte si, že jste na cestě k modernímu účetnictví? Tady je 6 znaků, podle kterých se moderní účetní pozná:
1. Pracuje odkudkoliv díky cloudu
Účetnictví v cloudu se pomalu stává standardem. Moderní účetní díky němu nepotřebuje být fyzicky v kanceláři u konkrétního počítače. K podkladům svých klientů a datům v účetním programu se dostane odkudkoliv – přes prohlížeč, aniž by musela program instalovat.
To neznamená, že moderní účetní nechodí do kanceláře. Znamená to, že si může vybrat, kde bude pracovat. Může stejně dobře účtovat z domova, z vlaku nebo odkudkoliv, kde zrovna potřebuje být.
Znamená to taky mnohem lepší zastupitelnost v týmu – když někdo odjede na dovolenou, kolega se bez problémů dostane ke všem klientům a vyřídí, co je potřeba. Jak to funguje v praxi, jsme rozebírali v článku Účetnictví jako týmový sport.
Někteří účetní pochybují, jestli jsou data v cloudu v bezpečí. Ve skutečnosti je cloud mnohem bezpečnější než šanony nebo zálohy na vlastním disku.
2. Nechává za sebe dělat rutinu
Přepisování dokladů ručně je jeden z největších časožroutů účetní práce. Moderní účetní nechce ztrácet čas tam, kde to není nutné – a nechává technologie, aby rutinní úkoly plnily za ni.
Konkrétně to vypadá třeba takhle: Účetní nemusí přepisovat údaje z faktury do programu. Díky vytěžování dokladů se údaje načtou do softwaru samy, účetní je jen zkontroluje. Nebo ještě lépe – faktury od dodavatelů přijdou rovnou ve strukturovaném formátu ISDOC a přenesou se do programu samy, bez nutnosti kontrolovat, jestli vyčtení PDF proběhlo správně. A transakce z banky? Ty se samy spárují s doklady díky propojení programu s bankovním účtem klienta – žádné ruční dohledávání plateb podle variabilních symbolů.
Mnoho účetních hledá vhodný vytěžovací nástroj a naráží na to, že dostupná řešení jsou drahá nebo nespolehlivá. Přímo v Evale můžete používat vytěžování poháněné AI Rossum, Evala umí také ISDOC – přečtěte si, jak se s ním pracuje.
To, že si účetní ušetří práci na rutině, neznamená, že najednou nemá co dělat. Naopak – může se víc soustředit na vše, co běžně nestíhá a kde je její odbornost nedocenitelná. Může se věnovat poradenství, pomáhat klientovi se složitými finančními rozhodnutími, přibírat nové klienty nebo se vzdělávat. Zkrátka práci, za kterou si může víc účtovat a která má mnohem větší smysl než přepisování čísel. A nebo může víc odpočívat.
Co dělat s časem, který vám dá automatizace? Přečtěte si tipy v tomto článku.
3. S klientem komunikuje efektivně
Taky se vám stává, že čekáte na e-mail se scanem faktury, který klient zapomene poslat, přiloží ho ve špatném formátu nebo vám doklad pošle víckrát a v různých verzích? Do toho si voláte, píšete na WhatsAppu nebo domlouváte osobní schůzku. Moderní účetní to dělá jinak a všechny konverzace a podklady má na jednom místě.
Třeba v Evale k tomu využívá Zákaznický portál:
- Veškerá komunikace i doklady jsou na jednom místě – takže jsou vždy dohledatelné, máte v nich přehled a můžete je elektronicky archivovat.
- Klient vidí stav zpracování, nemusí se vás ptát na to, jak to vypadá nebo co účetní chybí.
- Účetní nemusí přesouvat přílohy z e-mailu do systému ručně.
Zjistěte, co je to Zákaznický portál a jak funguje.
4. Reporty posílá průběžně, ne jen po uzávěrce
Dřív účetní reportovali klientovi, jak si jeho firma stála v uplynulém období – měsíci, kvartálu nebo roce. Přehled zpracovali až poté, co uzavřeli všechny doklady. Od moderního účetního mají klienti přehled průběžně, v reálném čase.
Ke kvalitnímu reportu jsou samozřejmě potřeba aktuální a kompletní data. A přesně to umožňují cloud, digitalizace a automatizace – doklady nečekají v šuplíku na konec měsíce, jsou připravené rovnou v systému, kde je účetní může hned zpracovat.
Klient tak vidí, jak na tom aktuálně je a může podle toho reagovat. Moderní účetní se mění z pasivního zpracovatale dat na aktivního strategického partnera, který vidí v datech souvislosti a pomáhá s řízením financí. A to je přidaná hodnota, za kterou klient rád zaplatí.
Jak reporty dělají jiné účetní a s čím při tom bojují? Přečtěte si článek.
. Doklady archivuje elektronicky
Šanony i externí disky mají jednu velkou nevýhodu: existují jen na jednom místě. Když je potřebujete, musíte být tam, kde je máte uložené. S elektronickým archivem tenhle problém odpadá.
Ale nestačí mít doklady naskenované v počítači v náhodně pojmenovaných složkách. Elektronická archivace v moderním pojetí znamená:
- Doklady jsou uložené v systému, ne v e-mailu nebo na ploše.
- Dobře se mezi nimi hledá – konkrétní fakturu najdete za 10 sekund, ne za 10 minut.
- Doklady jsou propojené s účetními záznamy – víte nejen, kde doklad je, ale i co se s ním v účetnictví dělo.
- Úložiště splňuje legislativní požadavky na archivaci.
To, že máte všechna data elektronicky a dostupná odkudkoliv znamená i to, že je snadno dohledáte pro případ kontroly nebo auditu.
Poslední dobou se hodně řeší, co s papírovými doklady, když máte elektronickou verzi. Sepsali jsme proto zkušenosti účetních.
6. Propojuje systémy
Moderní účetní propojuje účetní systém s dalšími nástroji, které klient používá – bankou, e-shopem, CRM a dalšími programy. Díky tomu data plynou mezi systémy automaticky, bez nutnosti je ručně exportovat a importovat.
To má několik výhod najednou:
- méně chyb způsobených ručním přepisováním dat,
- aktuální data bez časového zpoždění,
- méně opakující se práce.
Dobrý ekosystém nástrojů šetří čas víc než sebelepší program.
Evala má vlastní API konektor, díky kterému si ji propojíte s bankou i jinými nástroji – bez nutnosti používat k propojení nástroje třetí strany.
Jde hlavně o mindset
V účetních komunitách (například ve facebookových skupinách) zaznívá pořád dokola jedna věc: moderní účetní nezačíná výběrem softwaru, ale uvědoměním, že chce pracovat jinak. Protože dokud si tohle neuvědomí, žádný nástroj sám o sobě nic nezmění. Naopak – kdo přistupuje k digitalizaci s otevřenou hlavou, brzy zjistí, že mu technologie otevírají prostor pro práci, která má skutečný smysl.
Zároveň někteří účetní zmiňují, že mohou digitalizovat jak chtějí, ale když narazí na odpor klientů, veškeré snahy přijdou vniveč. Pokud chtějí účetní pracovat moderně, potřebují nejen elektronické doklady a přístupy do banky, ale hlavně klienty, ochotné komunikovat podle pravidel, která účetní stanoví. A to vše stojí a padá s ochotou klientů změnit své návyky.
Chcete efektivní spolupráci s klientem? Podívejte se na náš webinář.
Co s tím? Zkušení účetní z praxe to řeší různě:
- Vysvětlují a přesvědčují – ukážou klientovi, co mu moderní přístup přinese: rychlejší přehled, méně telefonátů, méně práce.
- Nastavují podmínky smluvně – elektronický příjem dokladů nebo přístup k bankovnímu účtu jsou součástí dohody o spolupráci, kterou na začátku uzavřou.
- Vybírají si klienty – nechtějí spolupracovat s někým, kdo trvale odmítá digitalizaci a komplikuje účetní práci.
Zajímá vás, jak k modernímu účetnictví přistupují odborníci z praxe? V Akademii Účetní evoluce najdete 17 lekcí, ve kterých se to dozvíte. Studovat můžete zdarma a ve vlastním tempu.
Chcete být moderní účetní? Začít se dá i bezplatně
Pokud jste si při pročítání výše zmíněných bodů říkali, že se tímto směrem chcete ubírat, gratulujeme – mindset moderního účetního už máte.
Teď přichází čas zvolit si k tomu účetní program, který vám moderní účetnictví umožní – přesně proto je tu Evala. Nabízí cloudové účetnictví, umí AI vytěžování dokladů i ISDOC, má Zákaznický portál pro komunikaci s klientem a umožňuje propojení s dalšími systémy. Vyzkoušet, jak by se vám s ní pracovalo, můžete zdarma na 30 dní.
