Účetní je pro firmy něco jako rodinný lékař, říká Martin Tyšer

Tímto rozhovorem spouštíme náš nový seriál, ve kterém zpovídáme osobnosti a lektory z naší Akademie Účetní evoluce. V nich vám přiblížíme jejich pohled na moderní účetnictví i tipy, jak do účetní praxe zapojit nové technologie. A možná úplně změníme váš pohled na účetní profesi. Tak se nechte inspirovat.

Evoluce, kterou urychlil covid

Martine, vzpomenete si na konkrétní moment, kdy jste si řekl, že papírové účetnictví je přežitek a je čas na změnu?

Už když jsme v roce 2013 začali podnikat, věděli jsme, že účetní služby chceme dělat jinak. Klientům jsme doslova nutili fakturační systémy, abychom je zbavili vydaných papírových dokladů.

Plná digitalizace ale přišla postupně. Kolem roku 2017 jsme začali testovat nahrávání metadat z přijatých faktur přes QR kód a první vytěžování. Tehdy ne moc úspěšně – ještě na začátku pandemie covidu jsem hrdě tvrdil, že ctrl+c a ctrl+v je rychlejší než opravy po vytěžování.

Kdy se to zlomilo?

Když se v březnu 2020 v důsledku protipandemických opatření všechno zavřelo, obvolával jsem naše klienty a ptal se, jak to zvládají. Jeden z nich mi otázku vrátil – a jak to zvládáte vy? Odpověděl jsem, že my jsme na tuhle situaci trénovali poslední tři čtyři roky. A covid nám pak vlastně pomohl vyhodit papír i u těch nejkonzervativnějších klientů. Dneska obsluhujeme cca 550 klientů, z toho si troufám tvrdit 530 úplně bezpapírově.

Jak vaše kancelář dnes funguje a co byste doporučil ostatním?

Od začátku klademe důraz nejen na digitalizaci, ale hlavně na reporting. Věřili jsme a věříme tomu dodnes, že účetnictví má firmě sloužit jako rentgen. Jako informační systém s cennými daty primárně pro podnikatele a vedení firmy, až sekundárně pro stát a výběr daní.

A jak to vypadá v praxi? Nejdříve měli naši klienti Google tabulku, do které jsme jim z kontingenční tabulky z účetního deníku kopírovali měsíční výsledovku. Dneska klienti využívají naší vlastní reportingovou aplikaci, kam se promítají data z účetního systému. Když se dobře nastaví workflow a integrace, klient má přehled prakticky v reálném čase.

„Účetnictví je informační systém s cennými daty primárně pro podnikatele a vedení firmy, až sekundárně pro stát a výběr daní.“

Účetní jako rodinný lékař firmy

Na webu vaší účetní kanceláře píšete, že vnímáte účetnictví jinak. Co je tedy podle vás účetnictví nebo co by to mělo být?

Znovu použiji metaforu s rentgenem. Když do nemocnice přivezou pacienta, lékař potřebuje nejdřív rentgen, než určí diagnózu a léčbu. Podnikatelé ale často své firmy „léčí“ intuitivně, aniž by se podívali na čísla. A to je obrovská škoda. Přitom účetnictví je ten nejhodnotnější zdroj dat, jaký mají k dispozici.

Účetní by podle mě měla fungovat jako rodinný lékař firmy. Když má klient jakýkoliv byznysový problém nebo potřebu a neví s kým nebo jak to řešit, měl by jít jako první za svou účetní kanceláří.

Účetní mají obrovskou odpovědnost, ale klienti je často vnímají jen jako nutné administrativní zlo. To může přinášet frustraci – jak z tohoto ven?

Někdy si za to bohužel můžeme sami. Někteří účetní nedokáží prezentovat hodnotu svých dat, a pro klienta to pak je skutečně jen nutné zlo a položka v nákladech.

Přitom každého podnikatele minimálně dvakrát až třikrát do roka extrémně zajímá jedna věc: „Kolik bych platil na dani, kdyby dnes skončil rok?“ My máme nastaveno, že i když má klient tato data v reportingu, třikrát ročně mu posíláme e-mailový souhrn základních čísel. Pokud máte pocit, že vaše klienty účetnictví nezajímá, začněte tímto. Osm z deseti to okamžitě chytne. 

Vaše kancelář se jmenuje Nastejnelodi.cz. V praxi to ale často vypadá, že účetní a klient stojí spíš na opačných březích…

Přesně proto jsme se takto pojmenovali. Často za námi klienti chodí od jiných účetních kanceláří a opakuje se stále stejný vzorec: předchozí účetní na ně neměla čas, na odpověď čekali dva týdny, na podklady pro banku měsíce, a to může jejich byznys reálně ohrozit. Jiní klienti zase mají pocit, že účetní zastupuje spíše finanční úřad než aby „kopala“ za ně. Tento nešvar z oboru bohužel stále nevymizel.

V čem vidíte ten nejzásadnější rozdíl mezi tradičním a moderním účetnictvím v každodenní praxi? 

V tom, jak se nakládá s doklady. Nemyslím tím papírové – to, že papír v procesu vůbec neexistuje, už beru jako samozřejmost. Jde o to, jak se doklady dostanou do účetního systému a jak se následně kontroluje správnost zaúčtování. 

Produktivitu a rychlost naženete hlavně tím, že kontrolujete průřezově. Za pět minut mi pod rukama projde správně zaúčtovaných dokladů tolik, co jiné účetní za celou hodinu. Vyžaduje to ale logické myšlení a schopnost rychle analyzovat data a najít v nich anomálii.

Spousta účetních ale stále s modernizací váhá…

Ona je jednou ekonomika přesvědčí. Častým důvodem, proč nechtějí přejít na digitální účetnictví, je fakt, že u rutinních a mechanických činností vlastně „odpočívají“. Těm účetním bych vzkázal, že se dá odpočívat i u něčeho jiného.

„To, že používáte AI agenty nebo že fungujete bezpapírově z vás samo o sobě účetní firmu roku neudělá.“

Získali jsme ocenění Účetní firma roku. Co podle vás musí moderní kancelář splňovat, aby na takový titul dosáhla?

Trpělivost. Pokud bych měl měřit jedno jediné číslo, bylo by to NPS neboli Net Promoter Score, které měří zákaznickou spokojenost. Určitě bych neřekl, že lze být účetní firmou roku bez nadšených zákazníků. Dobrého výsledku ale dosáhnete jen tehdy, když máte stabilní tým účetních a perfektně nastavené procesy. To, že používáte AI agenty nebo že fungujete bezpapírově z vás samo o sobě účetní firmu roku neudělá.

Vstupte do růžové komnaty

Chcete se posunout od přepisování dokladů k poradenství a budovat si u klienta pozici, která bude mít váhu i za několik let? Vyzkoušejte si moderní cloudový software Evala na 30 dní zcela zdarma a uvidíte, jak vám uvolní ruce pro strategickou práci.